Každý z nás se setkal s pojmem projekt. Ať už ve škole, v práci, či v osobním životě. Projekt je činnost, kde je jasně definovaný cíl a časové rozmezí (začátek a konec). Pro úspěšnou realizaci projektů je důležité projektové řízení.
Definice
- Co je projekt – Projekt je činnost, kde je jasně definovaný cíl a časové rozmezí (začátek a konec). Pro realizaci projektu jsou nutné zdroje, které jsou však omezené. Výsledkem/produktem projektu je hmotný nebo nehmotný výsledek. Příklady: vytvoření webových stránek, uspořádání meetingu, rekonstrukce bytu, plánování stěhování, teambuildingů a dovolené, stavby domů, organizace svateb, start podnikání, …
- Co je řízení projektů – Projektové řízení je proces, při kterém dochází k realizaci projektu s použitím zdrojů. Cílem procesu je co nejefektivněji dosáhnout požadovaného výsledku, tedy cíle projektu. Projektové řízení je použití znalostí, dovedností, nástrojů a technik, které pomáhají dokončit výsledek projekt.
- Metodiky při řízení projektů – Pro efektivní řešení úkolů a jiných potřeb při řízení projektů existuje mnoho obecných technik. Kromě toho zde existuje řada metodik, které mnohokrát používají i stejné techniky. Důraz je však brán na různé aspekty projektového řízení a každá metodika preferuje různé způsoby. Metodiky jsou obvykle definovány jako určité standardy, které jsou zpravidla zastupovány nadnárodní organizací (případně sdružením nadnárodních organizací). Dále pak tyto organizace vyvíjejí své metodiky a sdružují odborníky, kteří se následně věnují projektovému řízení. Zaštiťující organizace jednotlivé metodiky mohou vyučovat, zkoušet a posléze certifikovat manažery pro řízení projektů. Příklady organizací: IPMA, PRINCE2, PMI
Výhody řízení projektů
Díky dobře propracovanému a dobře navrhnutému procesu řízení projektu jste schopni jej efektivně dokončit. Můžete tak ušetřit čas a náklady, a zároveň dosáhnout kvalitního výsledku. Díky tomu, že se projektové řízení vyvinulo v samostatný obor, vzniklo mnoho metodik, které řeší zdárné dokončení projektu od jeho začátku až po jeho konec.
Důvody, proč řešit projektové řízení
- Zvýšení úspěšnosti dokončených projektů
- Přehled o stavu/průběhu projektu
- Přehled o stavu úkolů v projektu
- Přehled, kdo jaký úkol má přidělen
- Přehled nad zdroji
- Objevení rizik projektu a případná eliminace
- Snadná komunikace nad projekty i jednotlivými úkoly
Benefity řízení projektů
- Efektivní plnění stanovených cílů
- Zlepšení efektivity a organizace nad projektem a jednotlivými úkoly
- Neztrácí se úkoly, každý ví, co má dělat (a do kdy)
- Lepší práce s dostupnými zdroji
- Lepší motivace
Aplikace a software pro řízení projektů
Na trhu existuje celá řada sofistikovaných aplikací a softwaru, který je přizpůsobený pro co nejlepší projektové řízení. Některé aplikace řeší projektové řízení obecně, ale také existují takové, které jsou specializované na určitý obor. Na trhu máme aplikace, které jsou jednodušší a slouží spíše pro osobní použití. Také ale máme projektové manažery, které disponují širokou škálou funkcí a jsou zaměřeny spíše pro použití ve firmách a organizacích.
Příklady aplikací pro projektové řízení:
- CheckLister (mrk mrk)
- Frelo
- Trello
- Basecamp
- Asana
- Teamwork
- Caflou
- Jira
- Microsoft ToDo
- Todoist
Jak na úspěšný projekt
Abyste zdárně dokončili projekt, je důležité brát ohled na několik bodů.
- Stanovení cíle projektu – Jaký je hlavní cíl projektu.
- Definování rozpočtu projektu – Jaký máte rozpočet na dokončení projektu.
- Projektový tým – Lidé, kteří se podílejí na dokončení projektu.
- Sestavení struktury projektu – Rozdělte projekt na menší uchopitelné části, na kterých se mohou podílet menší týmy.
- Vytvoření úkolů – v každé části projektu vytvořte úkoly
- Přiřazování úkolů konkrétním lidem / Revize nad úkoly – Přiřaďte jednotlivé úkoly na kompetentní osoby, případně na malé týmy.
- Dokumenty, přílohy a komunikace na relevantním místě – Komunikujte nad úkoly na jednom relevantním místě, které si pro daný úkol vyhradíte. Stejně tak mějte všechny podklady k úkolu poznamenané přímo v úkolu. Budete tak mít jistotu, že Vám žádná příloha nezapadne.
- Dokumentace, poznámky – U složitějších části nezapomeňte uvést poznámky (ať už pro nové kolegy, či až se bude v budoucnu k projektu vracet).
- Shrnutí – Po dokončení projektu je dobré si udělat shrnutí – ať už si zrekapitulujete, co se Vám povedlo, tak je dobré si uvést i to, co Vám dělalo problémy, případně tipy, jak se v dalším projektu těchto problémů vyvarovat.